Scrummend naar een deeltijdcurriculum 3

De afgelopen weken zijn we bezig geweest met vaststellen welke stappen we gaan zetten bij het ontwikkelen van de propedeuse voor het nieuwe deeltijdcurriculum. Vorige week zijn we geëindigd met een flinke lijst to-do post-its. Een aantal groepsleden is daar afgelopen week mee aan de slag geweest. De bijeenkomst, dit keer gemodereerd door één van ons, begint met de Start-up. Daarin vertelt iedereen wat hij voor het project gedaan heeft, wat er nog staat te doen (= nieuwe to-do) en waar feedback op gewenst is. Dat mag in totaal met 11 teamleden maar liefst 10 minuten duren: wat meer tijd vraagt wordt vertaald in een to-do en later meegepland. Op deze manier zijn we snel bijgepraat, weten we waar we resultaten kunnen nalezen en waar het stokt.

De volgende stap is het verdelen van taken voor vandaag. We clusteren to-do’s tot logische blokken en verdelen die over duo’s of trio’s. Dat is nieuw: in plaats van met z’n allen over alles in gesprek te gaan doet ieder een deel. Zelf ga ik bijvoorbeeld met een collega nadenken over de juiste blend van leervormen, twee mensen werken verder aan de concurrentieanalyse, twee kijken materiaal over een toekomstverkenning van ons vak door op relevante thema’s. Na een uur checken we hoe ver iedereen is. Wie klaar is met zijn taak begint aan een nieuwe, zo beland ik met drie anderen bij het onderwerp ‘de rol van de docent’. Het laatste half uur gebruiken we om resultaten uit te wisselen en afspraken te maken over to-do’s tot volgende week.

Voor het eerst nemen we ook de tijd te reflecteren op onze werkwijze. We zijn blij dat we nu productief aan het worden zijn en contouren van resultaat zien, ervoeren genoeg tijd om over zaken na te denken en zijn er trots op dat we de stand-up inderdaad kort en to-the-point hebben kunnen houden.
We vragen ons af of het gaat lukken overzicht te houden met al die to-do’s die nu parallel uitgevoerd worden maar elkaar ook moeten voeden. Het is spannend om taken uit handen te geven en er op te vertrouwen dat anderen die goed uitvoeren. Niet iedereen is al overtuigd van de toegevoegde waarde van het scrummen.

060922-scrumtoon

Zelf denk ik dat het scrummen ons soms nog wat in de weg zit omdat we er nog niet handig in zijn en de methode nog niet precies genoeg toepassen. Zo stond op veel to-do post-its geen actie maar een onderwerp, wat tot interpretatieproblemen leidde: betekent ‘beroepstaken’ dat iemand die moet gaan bedenken of dat die uit bestaande documenten gehaald moeten worden?

Volgende week gaan we de resultaten van vandaag uitwisselen en de volgende sprint inrichten. Dan is de eerste cirkel rond.

Advertenties

Scrummend naar een deeltijdcurriculum 2

Na een week vakantie pakken we de SCRUMdraad weer op. Het doel is deze week de sprintplanning voor sprint 1 rond te krijgen. Dat betekent dat we vast gaan stellen wat we elkaar over 2 weken gaan presenteren. Met begeleider Jan zijn we na de eerste bijeenkomst tot de conclusie gekomen dat het niet waarschijnlijk is dat we dit zonder zijn hulp gaan redden, hij is er dus weer bij om ons verder in te wijden in de SCRUM-methodiek.

Het is weer hard werken: het blijft, ondanks voorbereidende literatuur en de begeleiding van Jan, worstelen om grip te krijgen op de verschillende SCRUM elementen terwijl we ook een enorme klus te klaren hebben. We hebben er moeite mee rustig en stapje voor stapje te werken terwijl dat nu waarschijnlijk wel het handigst is. Ik merk dat ik  vooruit en terug blijf kijken in plaats van me te concentreren op waar we nú mee bezig zijn en daar verspil ik veel energie mee. Bij nader inzien hebben we al best veel gedaan: de ijsberg met users, hun behoeften en de brokken werk die daaruit voortkomen blijkt nu we er weer naar kijken best compleet. Van daaruit gaan we sprints definiëren.

In de loop van de ochtend ontstaat er wat meer flow als we aan de slag gaan met het voorbereiden van sprint 1. We krijgen gevoel voor wat we gaan doen: we gaan beginnen met grote lijnen uitzetten en van daaruit per sprint verder inzoomen op details. Dat is een nieuwe manier van denken: tot nu toe hielden we vooral het complete einddoel voor ogen. Aan het eind van de ochtend hebben we het een set post-its met daarop de klussen die ons voor de komende weken te doen staan én een beeld van wat er over 2 weken moet liggen. Het verschil in denken zie je uitgedrukt in het beeld hieronder, in SCRUM werk je aan tussenproducten en vanuit de evaluatie van die tussenproducten werk je door.

waterfall vs agile

Aan het eind van de ochtend zijn we moe maar voldaan over het resultaat. Ik heb nog steeds bepaald niet het gevoel de methode al in de vingers te hebben, het was wel goed voor het eerst een spoor van resultaat te proeven. Het blijft spannend hoe dit traject verder zal gaan verlopen, dus: to be continued…

 

 

Scrummend naar een deeltijdcurriculum.

Februari 2016. Nog 6 maanden en dan staat een nieuw cohort deeltijdstudenten klaar om te starten met de HBO-studie Opleidingskunde. Voor hen gaan we een nieuw curriculum ontwerpen. Blended, state-of-the-art en aansluitend op hun wensen en mogelijkheden.

Zonder diep na te denken, want enthousiast na een proefsessie, hebben we gekozen voor SCRUM als ontwikkelmethodiek. Met dit blog wil ik onze SCRUM-avonturen vastleggen en delen. Spannend, want of en hoe het gaat werken zal onderweg pas blijken. SCRUM@school, met veel ervaring in het scrummen met studenten gaat ons begeleiden, het ontwikkelen van een curriculum volgens deze aanpak is voor hen echter ook nieuw.

SCRUMposter

De start: een ochtend vol SCRUM terminologie: we bepalen de stakeholders bij de nieuwe opleiding, hun wensen of wat er voor nodig is die in beeld te krijgen en de eerste acties om aan wensen tegemoet te komen. Wonderlijk veel resultaten verschijnen via kleine post-its op de muur, maar ik voel me ook ongemakkelijk: het lijkt te mooi om waar te zijn. Klopt dit wel? Gaan we niet te snel? Missen we zo niet van alles? Tegelijkertijd weet ik dat deze compleet- & grondigheidsneiging ons al van veel vernieuwingen af heeft gehouden: te vaak bleven we hangen in nog meer onderzoek en visie zonder tot actie en resultaat te komen. Begeleider Jan verzekert ons dat er plenty checks zijn ingebouwd in het proces: bij elke stand-up en na elke sprint is er ruimte om even afstand te nemen en bij te sturen. Het zal best, maar dat kunnen we vandaag nog niet zien.

Aan het eind van de ochtend verlaat ik licht confuus de vergaderruimte: 3,5 uur supergeconcentreerd samengewerkt, overspoeld met termen, stappen en tussenstappen en regelmatig worstelend met nieuw gedrag: stappen klein en concreet maken blijkt veel moeilijker dan grootse en meeslepende visies bijeendromen. Het valt niet mee om stappen te plannen zonder inhoudelijk in die stappen te duiken. Ik ben trots op hoe hard we gewerkt hebben maar vraag me ook af of deze werkwijze voor voortgang én diepgang gaat zorgen.

to be continued…