Scrummend naar een deeltijdcurriculum 12: afronding en terugblik

Release sprint 5
Sprint 5 zit er op. In de Release laten we opdrachtgevers en toekomstige leercoaches zien wat we de afgelopen sprint gedaan hebben: de module daadwerkelijk ontwikkelen.

De tijdlijn van de module (met dank aan Alexander Dijk) ziet er als volgt uit:

Tijdlijn Blok 1 DT Flex v1.4

Bovenin zijn de onderwerpen, verdeeld over 5 verschillende Eenheden van Leeruitkomsten, te zien, onderin de toetsen en globale toetsmomenten. Om tot die Leeruitkomsten te komen werken studenten aan tal van Leerarrangementen. Een voorbeeld van zo’n Leerarrangement:

la-3-1-oric3abnteren-op-presenteren1

De leerarrangementen (LA’s) geven studenten op elk moment binnen de module mogelijkheid ook onafhankelijk te werken en leren. We gaan werken vanuit een leergemeenschap waar samen met en van elkaar leren op de voorgrond staat, door in de LA’s aan te geven wanneer ze relevant zijn kunnen studenten hun werk perfect plannen én zien waar flexibiliteit zit: in dit voorbeeld bereidt de student zich voor op week 12. Eerder starten dan in week 11 kan echter best (en moeten we nog aanpassen in dit LA zie ik!). De meeste LA’s laten flexibiliteit in start- en eindmoment zien.

Terugblik op het ontwikkelproces
We nemen de tijd om terug te blikken op het afgelopen half jaar. Met het eind in zicht hebben we aanvankelijk last van wat er allemaal nog moet/niet af is.Overzicht scheppen wordt de taak van de middagploeg voor deze dag. Met enige moeite zoomen we uit en komen tot een aantal conclusies rond ons werk van het afgelopen half jaar.

Innovatie
We hebben veel meer gedaan dan (de 1e module van) de propedeuse ontwikkelen. We hebben belangrijke uitgangspunten die voor het complete deeltijdcurriculum gaan gelden geformuleerd en uitgewerkt. Het werken met leercoaches, leeruitkomsten, leerarrangementen, een integrale aanpak binnen de propedeuse-modules en de integratie van praktijkleren in de modules zijn allemaal wezenlijk nieuwe werkwijzen. Veelal werkwijzen waar we al jaren naar verlangden maar die we niet geïntegreerd kregen in het bestaande curriculum. Dat is nu wel gelukt en wordt breed gedragen binnen het hele team. Dit is een innovatieslag waar we echt trots op mogen zijn.

Samenwerking
We hebben gewerkt in een team van twaalf mensen, waarbij zeven collega’s één ochtend in de week ter beschikking hadden en vier werkstudenten en een collega een hele dag. Het werken in zo’n groot team is niet makkelijk. Er moet veel afgestemd worden. De diversiteit aan meningen en invalshoeken is een rijkdom maar ook een valkuil: er ging veel tijd verloren aan afstemmen, overdragen en herhaling van zetten. Ons advies voor vervolgontwikkeling is om een kleiner kernteam te maken dat meer tijd heeft en dat voor input mensen ‘van buiten’ betrekt. Zo kan er efficiënter gewerkt worden zonder dat dat ten koste van diversiteit aan input gaat.

Werkproces
Gaandeweg hebben we steeds beter geleerd van globaal naar gedetailleerd te werken. Waar we bij de start vooral tekst produceerden ontdekten we en leerden we dat het veel beter werkt zaken eerst te visualiseren in tekeningen, schema’s en tabellen om ze vervolgens (eventueel) te vangen in tekst. Ook in de communicatie ‘naar buiten’ werkte dat veel beter.

Student als partner
Onze werkstudenten hebben een wezenlijke bijdrage geleverd door hun frisse én deskundige blik. Zij stelden vragen die collega’s niet meer zien, drongen aan op actie bij stagnatie én verrichtten bergen puzzelwerk in de middagen. Die houden we er dus graag in.

Werkveld als partner
Pas op het laatste moment hebben we ons werk voorgelegd aan onze werkveldadviescommissie. De leden waren enthousiast, maar bij de volgende modules willen we hen, en andere werkveld vertegenwoordigers graag eerder en diepgaander betrekken.

 

Terugblik op het Scrumproces
Vijf maanden geleden ben ik deze blog gestart om zicht te krijgen en bieden op hoe ontwerpen en ontwikkelen via Scrum bevalt. In de afgelopen 11 blogs heb je onze ervaringen, zoals gezien door mijn ‘bril’ kunnen volgen. Voor mij zijn de belangrijkste conclusies rond het werken met Scrum:

Volgens mij heeft het Scrummen ons gebracht:

Overzicht
Scrummen en het werken met Scrumboards heeft geholpen om taken in de volle breedte van het project goed in kaart te brengen, en taken te prioriteren en op te breken in concrete stappen en een zinvolle volgorde. Zeker bij een zo complex project als dit was dat hard nodig.

Beweging
De werkwijze waarbij de Mona Lisa eerst geschetst werd en gaandeweg verder opdoemde verschilde sterk van wat we gewend waren en niet werkte. We waren gewend te denken dat er eerst een visie op van alles moest staan voor we aan de slag konden met het concreet bouwen van onderwijs. Dat leidde tot eindeloze trajecten die vaak verzandden voor de visie er was en dus ver voor er iets concreet kon veranderen. Door nu in korte tijd schetsen van een visie te maken en van daar uit te gaan ontwikkelen voedden visie en uitwerking elkaar en kwamen we ook echt verder.

Vaart
Door te werken in periodes van 4 weken waarna een oplevering aan de opdrachtgevers gepland stond waren er veel deadlines en kwamen er ‘dus’ veel zaken af. Dat werkt denk ik beter dan een alles-of-niets deadline. Ook het ‘timeboxen’ binnen bijeenkomsten waarbij je in weinig tijd iets neer moest zetten werkte versnellend: vaak waren de ‘ietsen’ die opgeleverd werden al prima stukken.

Taakverdeling
Door het opbreken van het werk in  taken konden die ook goed verdeeld worden. Daardoor kunnen teamleden goed op hun kwaliteiten ingezet worden en voorkom je dat iedereen over alles meepraat. We hebben geleerd te vertrouwen op wat anderen zouden gaan opleveren. Dat leidde tot een diversiteit van werkaanpakken die leerzaam was en verschillende werkstijlen mogelijk maakte.

Resultaat
Nog niet alles is af maar we hebben bergen werk verzet en  wezenlijke, innovatieve stappen gezet. We hebben scherp zicht op wat ons nog te doen staat en dat is ook te doen.

Wat nog niet optimaal ging:
Scrumdiscipline
De neiging bestond om een soort van Scrum-light toe te passen. Dat brak wel elke keer dat we het deden op: we verloren het overzicht en moesten de snelle stap vooruit bekopen met twee stappen terug.

Definition of fun
Voor sommige mensen besteedden we te weinig aandacht aan het proces en aan wat er nodig was om met plezier te werken. Soms waren we zo verbeten aan het buffelen of aan het tasten in het duister dat de fun achter de horizon verdween. Drop en koekjes brachten wel verlichting maar af en toe even stil staan bij ‘waar zijn we nou mee bezig’ had vast geholpen. De keren dat we dat wel deden, aan het eind van elke Sprint, leverde het mooie inzichten en rust op.

Scrummasterschap
We hebben die taak, na een paar begeleide sessies in het begin, laten rouleren omdat we er allemaal even weinig verstand van hadden. Dat zorgde er voor dat de verantwoordelijkheid gedeeld werd maar ook dat er weinig expertise op die rol opgebouwd kon worden: elke Scrummaster was een beginner. Met een meer ervaren Scrummaster of meer begeleiding hadden we verder kunnen komen denk ik.

 

To Scrum or not to Scrum

is voor mij geen vraag meer. Bij vergelijkbare projecten zou ik Scrum graag weer inzetten. Het (leren) Scrummen is een pittige klus, zeker als je dat doet terwijl je aan een even pittig project werkt. Scrummen heeft ons echter zó geholpen uit onze vaste patronen te stappen en tot resultaat te komen dat ik de worsteling er graag voor over had.

 

Afscheid
Dit was de laatste blog in deze serie. Ik heb het bloggen als spannend en verrijkend ervaren en wil iedereen die hier of elders meegelezen of gereageerd heeft bedanken voor de betrokkenheid. Als toetje hieronder het dreamteam (exclusief Mariëtte) waarmee ik de Scrumreis het afgelopen half jaar gemaakt hebt. Tot nut toe zorgvuldig uit beeld gehouden maar hier zijn ze dan:

Mechteld, Nynke, Petra, Alexander, Maarten, Marleen, Nico, Maria, Mirjam, Henk en Arenda.

 

20160628_112415

 

 

 

Scrummend naar een deeltijdcurriculum 11: de oplevering van sprint 4

We zijn nu 16 weken onderweg en de eerste module krijgt steeds meer vorm. Vandaag ronden we sprint 4 af met de oplevering van het inhoudelijk ontwerp van de module aan de opdrachtgevers.Van de vorige sprint hebben we geleerd hen de relevante documenten van te voren te mailen zodat ze voorbereid en met vragen naar de bijeenkomst kunnen komen. In plaats van hen te bedelven onder info gaan we dit keer meer vraaggestuurd in gesprek: welke vragen roepen de toegestuurde stukken op en waar zoomen ze graag verder op in. Ze hebben vooral behoefte aan overzicht. Dat kan: de flipovers waar we de module op samengevat hebben hangen aan de muur en daar verhuizen we dan ook naar toe:

Overzicht module 1

We praten hen er door heen en bespreken aandachtspunten zoals ‘hoe gaan we collega’s buiten het ontwerpteam betrekken bij de ontwikkelstap die we in de komende en laatste sprint gaan zetten?’

Na vertrek van de opdrachtgevers starten we met het opstellen van de productbacklog van sprint 5. Het product dat we op dienen te leveren is helder: de ontwikkelde module. Als SCRUMmaster wankel ik: de groep heeft weinig zin in gestructureerd scrummen: ‘laten we eerst een ontwikkelmethode afspreken’, ‘we weten toch wel wat we moeten doen, laten we dat even groepsgewijs inventariseren’. Met enig geweld krijg ik hen nog wel zo ver dat ieder voor zich to-do’s formuleert. Als we die gaan ordenen laat ik de regie los. Daardoor ontstaat er een rommelig scrumboard waar we alleen met de nodige moeite enige orde in aan kunnen brengen, met de opdracht aan de middagploeg om de boel verder te organiseren. Scrummen gaat niet vanzelf…

We kijken terug op sprint 4:
Wat ging er goed:
– in piepkleine groepjes werken,
– er ontstonden verschillende werkwijzen die elkaar aanvulden (zichtbaar in de flipovers hierboven)
– groepjes wisten elkaar goed te vinden en te versterken,
– middagploeg heeft bergen werk verzet, –
– we liggen goed op koers,
– scrummen werkt ALS we dat strak doen, lacherig kijken we terug op het afgelopen uur waarin ik de groep mee moest sleuren, wat niet op de vloeiendste manier tot resultaat leidde.
Wat kan er beter:
– documentbeheer blijft rommelig,
– meer aandacht voor het aanhaken van collega’s buiten deze ploeg is nodig.
Wat nemen we mee:
– in kleine ploegjes blijven werken,
– per persoon goed kijken waar je het meest bij kunt dragen,
– documenten beter beheren,
– meer linken buiten de ontwikkelploeg gaan leggen.

We hebben zowaar nog tijd voor een to-do: het onderbrengen van EvL 5 ‘Professionele identiteit ontwikkelen’ in het ontwerp, parallel aan en geïntegreerd in EvL 1-4.

Nog 4 weken te gaan om tot een inspirerende module te komen, we hebben er vertrouwen in dat we een heel eind gaan komen zodat de leercoaches na de zomer een prachtig avontuur aan kunnen gaan met de startende deeltijders.

Scrummend naar een deeltijdcurriculum 10: het ontwerp van module 1

In sprint 4 ligt de focus op het daadwerkelijk ontwerpen van module 1 van het deeltijdcurriculum. We hebben er voor gekozen deze module vooral te richten op het opdoen van algemene HBO-competenties, natuurlijk wel in de context van Opleidingskundige inhoud. De focus op HBO-competenties maakt het mogelijk deze module vrij te stellen voor bachelor-studenten die al een HBO- of WO-diploma gehaald hebben, zij kunnen instappen in module 2.

We hebben de module verdeeld in 5 Eenheden van Leeruitkomsten:
– klantvraag verhelderen
– adviseren over en ontwerpen van interventies
– uitvoeren van interventies
– evalueren van interventies
– professionele identiteit ontwikkelen

We ontwerpen de 5 eenheden los van elkaar in duo’s of trio’s, één of twee keer per ochtend bespreken we de voortgang om de verbinding tussen de EvL’s tot stand te brengen of te checken. Elk groepje kiest de aanpak die hen het beste ligt: de één begint met toetsvormen, de ander met de mix van leer- en werkvormen (in nieuw jargon ‘het onderwijsarsenaal’genoemd), een derde met beoordelingscriteria. Deze diversiteit aan ontwerpaanpakken werkt verrijkend: we stellen elkaar veel vragen, maken gebruik van elkaars vondsten, vinden verbinding tussen EvL’s en ontdekken lacunes die aandacht vragen.We zijn snel uit vraagstukken als ‘welke EvL’s kunnen parallel en welke moeten na elkaar’. In plaats van daar lang over te peinzen kiezen we snel een mogelijk scenario en gaan daar aan werken: we hebben er nu vertrouwen in dat we ook weer makkelijk kunnen schakelen naar een andere variant als de gekozen variant spaak loopt of iemand verderop een nog beter idee krijgt.

SCRUMplaatje

Het SCRUMbord krijgt wat minder aandacht: we werken aan veel to-do’s tegelijk, die zijn omgezet in een checklist voor elke EvL, dat werkt nu even handiger dan vijf parallelle sets post-its. De stand-ups houden we er wel in, zeker bij start en afsluiting is dat een handige manier om snel vast te stellen waar we staan en waar we heen gaan.

Over 2 bijeenkomsten leveren we een samenhangend en compleet ontwerp op voor module 1, dat vraagt om stevig doorwerken maar gezien het niveau van productiviteit dat we nu bereiken lijkt dat wel haalbaar.

 

 

Scrummend naar een deeltijdcurriculum 9: Release sprint 3 en start sprint 4

Na 4 weken flink doorbikkelen zijn de producten van sprint 3 af: de leeruitkomsten voor module 1 liggen er, we hebben helder wat rol en taken van de docent (vanaf nu: leercoach) worden en de uitgangspunten voor toetsing zijn beschreven. Ik ben deze week de Scrummaster en heb de bijeenkomst voorbereid. In zo’n releaseweek is er veel te doen: we leggen onze producten voor akkoord voor aan de opdrachtgevers en gaan sprint 4 plannen. Doel is aan het eind van de ochtend een nieuwe product- en sprint backlog te hebben én het proces van de afgelopen sprint te reviewen.

We starten onze bijeenkomst met de presentatie van deze producten aan onze opdrachtgevers. Die zijn onder de indruk maar ook licht overweldigd: het is wel erg veel info tegelijk die ook nog eens ingrijpende effecten gaat hebben voor bijvoorbeeld de planning van het nieuwe studiejaar. Ze zijn ook positief over wat er ligt en stellen verdiepende vragen. Het is goed om even stil te staan, te genieten van wat er al af is en de complimenten in ontvangst te nemen. Ons eerste leerpunt is ook binnen: voortaan de stukken eerder naar de opdrachtgevers sturen zodat zijn zich in kunnen lezen.

Als de opdrachtgevers vertrokken zijn kijken we terug op ons werkproces van de afgelopen weken, door post-its te maken voor de categorieën ‘blijven doen’, ‘verbeteren’, en ‘mee stoppen’.20160426_121223_resized

Het werken in kleine groepjes, onder het genot van dropjes en onder leiding van een wisselende Scrummaster en  werkt goed. We spreken af dat we nog meer focus aan gaan brengen door de Scrummaster sturender te laten zijn (en niet te discussiëren over bijvoorbeeld te besteden tijd), to-do’s en op te leveren eindproducten nog scherper te formuleren en te werken in groepjes van maximaal 3 mensen.

Voor we overgaan naar een nieuw Scrumbord voor sprint 4 checken we dat van sprint 3 om te zien of daar geen losse eindjes zijn blijven liggen. De zwevende to-do’s blijken (een beetje tot mijn verbazing) allemaal gereed of niet meer relevant. Mooi!
Tijd voor de planning van sprint 4. We zijn er snel uit wat er moet gaan gebeuren: de leeruitkomsten voor module 2 moeten geformuleerd worden en we gaan onderwijs ontwerpen voor de leeruitkomsten van module 1. We spreken af dat er voor elk samenhangend plukje van leeruitkomsten (officieel: Eenheid van Leeruitkomsten) een teampje aan de slag gaat. Dat sluit aan bij het voornemen om in kleine clubjes te werken en stelt ons in staat met verschillende aanpakken te experimenteren en van elkaar te leren.
Het kost even moeite om tot het formuleren van to-do’s te komen. Er dreigt een gesprek over het formuleren van deze to-do’s te ontstaan, terwijl de truc nu net is om dat te doen. Na enig trekken en duwen door de Scrummaster richt ieder zich dan toch z’n geeltjes en binnen een half uur hangt er een nieuwe set to-do’s waar we best tevreden mee zijn. We spreken af dat de middagploeg voor elke Eenheid van Leeruitkomsten zo’n setje to-do’s maakt zodat we goed bij kunnen houden waar we per EvL staan. Dat biedt zelfs mogelijkheden tot gamification…..

Het Scrummaster zijn was een interessante ervaring: het is spannend en ook goed te ervaren dat het werkt om druk te zetten door strak te time-boxen en de Scrumstappen nauwgezet te volgen. Je beperkt het team daar niet mee maar helpt het verder, zeker als je óók tijd inruimt voor het bespreken van het proces. Bijzonder om na een ochtend hard werken de bijeenkomst toch fris en energiek te verlaten!

 

Scrummend naar een deeltijdcurriculum 8: de productiviteit stijgt.

Sprint 3, week 2. Vorige week hebben we hard gewerkt en zijn we flink opgeschoten met het formuleren van leeruitkomsten, het bepalen van de taken van de docent binnen DTflexmodules en toetsing. Vandaag werken we vooral verder aan het onderwerp toetsing.

De opdracht is aantrekkelijke, betrouwbare, flexibele en leerwegonafhankelijke toetsvormen te bedenken die alle leeruitkomsten afdekken. Na de stand-up hebben we een wat rommelige start omdat we niet snel bij te bespreken stukken kunnen wegens haperende techniek. De les: net even wat verder vooruitdenken en er voor zorgen dat alles klaar staat als we beginnen. Basic, maar toch… Nadat we samen kennis hebben genomen van de  geformuleerde leeruitkomsten splitsen we op in 3 groepjes die ieder een (set van) leeruitkomsten van toetsvormen gaan voorzien.

We hebben zeker niet de illusie dat de leeruitkomsten al definitief af zijn. Dat is winst van het Scrummen; we durven door met op-dit-moment-goed-genoeg-e  tussenproducten en werken van daaruit verder. Daar zit wel spanning op: sommige collega’s hebben behoefte aan stevige onderbouwing van tussenproducten door eerst een visie (bijvoorbeeld op toetsing) te formuleren, anderen vertrouwen er op dat die visie er impliciet  al wel is en zichtbaar wordt in de tussenproducten die we toch nog met elkaar gaan bespreken.

Als we de bedachte toetsvormen met elkaar uitwisselen blijkt dat weer: 3 groepjes komen tot verschillende resultaten, variërend van een theoretische onderlegger waar de toetsing op gebaseerd kan worden tot zeer concrete toetsvormen. Die verschillende resultaten voeden elkaar wel maar het doel om op alle leeruitkomsten tot toetsvormen te komen hebben we nog niet bereikt.We spreken af in het vervolg dichter bij de afgesproken to-do te blijven, in de stand-up kunnen we altijd to-do’s toevoegen gericht op steviger onderbouwing. Dat gebeurt dan ook: de meeste van de blauwe post-its hieronder zijn toegevoegde to-do’s.

Over 2 weken volgt de 3e Release, ondanks de flinke berg post-its in de To do en Busy kolom hebben we er vertrouwen in dat we dan op kunnen leveren wat we gepland hadden: docentrollen, leeruitkomsten en een toetsprogramma. Het zal een tussensprint vragen maar gaat vast lukken!

sdt8

Scrummend naar een deeltijdcurriculum 7

Resultaat!

Vandaag ronden we Sprint 2 af. Dat gebeurt binnen SCRUM via de Release: de resultaten van de Sprint worden officieel opgeleverd en van commentaar voorzien. Het commentaar wordt meteen omgezet in to-do’s voor een volgende Sprint. De middagploeg (een deel van het scrumteam met extra werktijd) heeft vorige week bergen werk verzet: plotseling ligt er een best plausibele set leeruitkomsten voor de eerste module en een stevige aanzet voor de tweede. Dat is een hele prestatie én opluchting: de afgelopen 2 weken had ik regelmatig het gevoel dat we op de tast door nieuw gebied dwaalden, dat dit dan het resultaat is valt geweldig mee. Naast de leeruitkomsten hadden we een visie op leren en een visie op didactiek op te leveren. Die liggen er ook. Het resultaat is een SCRUMboard waar bijna alle to-do’s in de ‘Done’ kolom staan:

20160329_103846

Enkele to-do’s bleken niet bij de taken van deze Sprint te horen (=onervarenheid) en gaan mee naar een volgende Sprint. In een ceremonie die Retrospective heet brengen we snel in kaart wat er goed ging de afgelopen weken: samenwerken en voortbouwen op elkaar, het werk van de middagploeg, in kleine groepjes werken. Wat kan er beter: iedereen goed benutten op zijn/haar kwaliteiten, documentbeheer, to-do’s formuleren, taken echt verdelen (en niet met 3 groepjes hetzelfde doen). Dat moet kunnen….

Volle vaart vooruit

Wonderbaarlijk snel plannen we Sprint 3: het is volstrekt duidelijk wat we over 4 weken op te leveren hebben: Een eerste inhoudelijk ontwerp van module 1 (oranje), een beeld van vorm en inhoud van de toetsing binnen module 1 (blauw) en vastgestelde inzet van docenten in module 1 (roze). Het zou mooi zijn als er ook al een schets van module 2 ligt, maar al pratende belandt die (oranje) tussen haakjes. Binnen 20 minuten hebben we in 3 groepjes de bijbehorende to-do’s geformuleerd; die zijn nu scherp en onderscheidend en makkelijk in de juiste volgorde te hangen. Het is helder wat we de komende weken te doen hebben en wie waar aan gaat beginnen. Op een of andere manier hebben we geen last van twijfels over of je deze drie onderwerpen wel parallel bij de kop kunt pakken, ergens is het vertrouwen ontstaan dat we elkaar daar onderweg wel in gaan vinden.

En daar hangt-ie dan: het SCRUMboard voor sprint 3: overzichtelijk, aantrekkelijk en volgens ons compleet. En op de kop, maar dat is een technisch probleempje waar ik later deze week een handige techie bij ga halen.

20160329_114702

Toevallig heeft onze projectleider voor vandaag een lunch geregeld zodat we even kunnen napraten. Dit is precies het goede moment daarvoor: we hebben het gevoel dat we nu een succes te vieren hebben en meters kunnen gaan maken. De successen?
– het worstelen SCRUM-methode zit er op, dat is nu een hulpmiddel dat zorgt voor structuur, overzicht en vaart,
– het worstelen met de Leeruitkomsten begint vruchten af te werpen
– het werken met elkaar blijkt effectief, het vertrouwen in elkaar en in de kracht van het team groeit.

De afgelopen maanden hebben we vaak geploeterd, ik hoop dat we de flow die ik vandaag voor het eerst op deze schaal heb ervaren er in kunnen houden: dat wordt mijn ‘definition of Fun’.

to be continued….

Scrummend naar een deeltijdcurriculum 6

Sprint 2, week 2 van 4. Het werken aan de inhoud heeft nu echt de overhand, SCRUM begint een handige methode te worden in plaats van een verwarrend blok aan het been: we beginnen de vruchten te plukken van vijf weken worstelen.

Geroutineerd verzamelen we ons rond het SCRUMboard om te bespreken wat er afgelopen week gebeurd is en wie vandaag waar aan gaat werken. Een neiging die we moeten onderdrukken is taken die ‘done’ zijn toch nog eens te checken/bespreken/herzien: done is done, aan het eind van de Sprint volgt de Release en van daaruit kunnen we beslissen of het product dat volgde uit een taak nog om nieuwe acties vraagt in de volgende Sprint.

2

De klus waar we vandaag voor staan is  te komen tot de leeruitkomsten voor beide propedeusemodules. De definitie van een leeruitkomst is inhoud en niveau van kennis, inzicht en vaardigheden die vereist zijn om een bepaald aantal studiepunten te halen. Dat helpt niet echt…. Handleiding en voorbeelden helpen ons wel iets verder, maar wat een leeruitkomst nu echt is blijft zoeken. Daar komt nog bij dat elke formulering een keuze betekent, en elke keuze die we maken sluit andere keuzes uit. Ik geloof dat dat nu de grootste uitdaging vormt: keuzes maken en kleur bekennen. Als het lastig wordt gaan we toch weer zoeken naar aanknopingspunten en uitgangspunten, waar die al geformuleerd zijn dreigen we ze soms toch weer ter discussie te stellen.

Eén van de voornemens van vorige week voeren we uit: we gaan werken in kleine clubjes van 2 of 3 mensen en wisselen om het uur uit wat er geformuleerd is. Voor mij werkt dat: met z’n tweeën lijkt het makkelijker keuzes te maken en op te schrijven. Door na een uurtje uit te wisselen houden we de vaart er in, door de groepjes dan te veranderen ontmoeten verschillende perspectieven elkaar.

Aan het eind van de ochtend heb ik het gevoel dat we nog op het strand van de leeruitkomsten-zee staan: sommige staan al tot hun knieën  in het water, hier en daar spettert er iemand, maar er echt vol induiken doen we nog niet. Dat is denk ik wel nodig: juist door het formuleren, kiezen en kleur bekennen kunnen we een goede inhoudelijke discussie voeren met elkaar én stakeholders buiten de projectgroep, nu komen we nog niet verder dan voorzichtig aftasten. We hebben in deze sprint nog één werkbijeenkomst te gaan, de week daarna vindt de Release van de producten van deze sprint plaats.

Het is duidelijk wat we te doen hebben komende week…

Scrummend naar een deeltijdcurriculum 5

Vandaag wordt een echte werksessie; vorige week hebben we vastgesteld welke acties er nodig zijn om sprint 2 tot een succes te maken, vandaag gaan we aan de slag met die acties. We beginnen met de stand-up: wie heeft wat gedaan afgelopen week, en is er op dit moment nadere aandacht nodig voor die stappen? We groeperen ons daarvoor rond het SCRUMboard (zie foto), al pratend verplaatsen we geeltjes met acties van to do naar Busy of Done.

 

foto

 

De collega die zich opgeworpen heeft als Scrummaster  weet de stand-up kort en to-the-point te houden: zaken die nadere aandacht vragen worden meteen vertaald in nieuwe to-do’s.

Aan het eind van de stand-up stellen we samen vast welke To do’s het meest urgent zijn en splitsen we op in een aantal groepjes, ieder groepje gaat met één of enkele to do’s aan de slag. Ik kies voor het groepje dat met het formuleren van Leeruitkomsten aan de slag gaat. Het concept Leeruitkomst is voor mij nog mistig, gelukkig is er net een stuk uitgekomen dat verheldering zou moeten brengen. We zetten stappen op weg naar het formuleren van een eerste Leeruitkomst. We zijn te spreken over de formulering maar hebben er ook nog veel vragen bij: een nieuwe To Do is komende week nadere info en vooral goede voorbeelden te verzamelen over Leeruitkomsten.

Het laatste half uur besteden we aan een nieuwe stand-up en een snelle review en retro. Alle groepjes geven antwoord aan de vragen die op het SCRUMbord onder ‘Stand-up’ staan, geeltjes verhuizen, verdwijnen (er bleken dubbelingen tussen te zitten, beginnersfout) en worden toegevoegd.

We blikken terug: het was fijn om een hele ochtend inhoudelijk aan de slag te kunnen, door de goede voorbereiding de afgelopen weken hebben we zicht op wat ons nu te doen staat en kunnen we zinvol aan de slag.
Ik merk op dat we volgens mij de neiging hebben zaken die we op Done hadden staan toch weer te willen herzien, wat er toe leidt dat we hier en daar in cirkeltjes rond blijven draaien. Blijkbaar zit het ‘watervallen’ (zie blog vorige week) er diep in en vinden we het lastig er op te vertrouwen dat wat we gedaan hebben voor het moment goed genoeg is en altijd later nog verdiept kan worden als dat nodig blijkt.
Een andere constatering is dat kleine groepjes beter werken dan grotere, een grotere groep (=meer dan drie mensen) lijkt te vertragen. We spreken af voortaan maximaal in groepjes van drie te werken. Bij meer belangstelling voor een taak kunnen er twee kleine groepjes aan werken en voegen we de resultaten later samen.

De collega’s die daar tijd voor hebben werken in de middag door, een nieuwe afspraak is ook dat zij ons voortaan elke week een update geven van hun middagwerk én aangeven welke stukken we te lezen hebben ter voorbereiding op de volgende bijeenkomst.

Volgende week weer verder!

Scrummend naar een deeltijdcurriculum 4

Deze week ronden we Sprint 1 af, dat gebeurt via de Release van de producten. Dat betekent dat we de producten die in deelgroepjes tot stand zijn gekomen met z’n allen en met één van de opdrachtgevers doorlopen. Het is prettig om feedback ‘van buiten’ te krijgen. Tijdens het gesprek hierover ontstaat voor ieder van ons overzicht over waar we staan.  Alle vragen die rijzen verschijnen op nieuwe post-its en vormen input voor sprint 2. We zijn het helemaal eens over wat de volgende stappen moeten zijn maar maken ons wel zorgen over hoeveel tijd die gaan kosten.Deze stappen worden vertaald naar heldere doelen voor sprint 2. Als we de stappen concretiseren tot deelstappen lost die zorg wonderwel op: waarschijnlijk kunnen we in de 4 weken die sprint 2 duurt wel meer doen dan nu geformuleerd.

Voorzichtig groeit het vertrouwen in wat SCRUM belooft en mooi weergegeven is in dit beeld:

Presentatie1

We hebben nu een eerste en nog best wazige schets en voelen de drang de contouren nu verder aan te scherpen. De reflex om incrementeel te werken zit diep: je moet toch eerst een goede X (visie, doelstelling, didactische principes, vul maar in) hebben om door te kunnen werken aan Y (een passende blend, de rol van de docent, enzovoort)? Te vaak lukte het echter niet om (tijd vrij te maken om) tot een bevredigende X te komen waardoor we ook niet aan Y toekwamen en zaken bij het oude bleven.
SCRUM werkt iteratief, je werkt tegelijkertijd en doelgericht aan X, Y en nog veel meer en stemt de verschillende deelresultaten via de Releases op elkaar af.

We reflecteren op het werken via SCRUM. De meningen blijven verdeeld: enkelen van ons vragen zich af of we zonder SCRUM niet al verder zouden zijn geweest, zelf vind ik dat we SCRUM wel wat strakker toe mogen passen. We hebben het kort over wat het betekent om aan een belangrijk project te werken en tegelijkertijd kennis te maken met een nieuwe werkmethode: gunnen we onszelf wel leertijd? Dat tegelijkertijd intensief leren en werken veel van ons vraagt is wel duidelijk: tijdens de lunchpauze zijn we wel even uitgepraat…

Scrummend naar een deeltijdcurriculum 3

De afgelopen weken zijn we bezig geweest met vaststellen welke stappen we gaan zetten bij het ontwikkelen van de propedeuse voor het nieuwe deeltijdcurriculum. Vorige week zijn we geëindigd met een flinke lijst to-do post-its. Een aantal groepsleden is daar afgelopen week mee aan de slag geweest. De bijeenkomst, dit keer gemodereerd door één van ons, begint met de Start-up. Daarin vertelt iedereen wat hij voor het project gedaan heeft, wat er nog staat te doen (= nieuwe to-do) en waar feedback op gewenst is. Dat mag in totaal met 11 teamleden maar liefst 10 minuten duren: wat meer tijd vraagt wordt vertaald in een to-do en later meegepland. Op deze manier zijn we snel bijgepraat, weten we waar we resultaten kunnen nalezen en waar het stokt.

De volgende stap is het verdelen van taken voor vandaag. We clusteren to-do’s tot logische blokken en verdelen die over duo’s of trio’s. Dat is nieuw: in plaats van met z’n allen over alles in gesprek te gaan doet ieder een deel. Zelf ga ik bijvoorbeeld met een collega nadenken over de juiste blend van leervormen, twee mensen werken verder aan de concurrentieanalyse, twee kijken materiaal over een toekomstverkenning van ons vak door op relevante thema’s. Na een uur checken we hoe ver iedereen is. Wie klaar is met zijn taak begint aan een nieuwe, zo beland ik met drie anderen bij het onderwerp ‘de rol van de docent’. Het laatste half uur gebruiken we om resultaten uit te wisselen en afspraken te maken over to-do’s tot volgende week.

Voor het eerst nemen we ook de tijd te reflecteren op onze werkwijze. We zijn blij dat we nu productief aan het worden zijn en contouren van resultaat zien, ervoeren genoeg tijd om over zaken na te denken en zijn er trots op dat we de stand-up inderdaad kort en to-the-point hebben kunnen houden.
We vragen ons af of het gaat lukken overzicht te houden met al die to-do’s die nu parallel uitgevoerd worden maar elkaar ook moeten voeden. Het is spannend om taken uit handen te geven en er op te vertrouwen dat anderen die goed uitvoeren. Niet iedereen is al overtuigd van de toegevoegde waarde van het scrummen.

060922-scrumtoon

Zelf denk ik dat het scrummen ons soms nog wat in de weg zit omdat we er nog niet handig in zijn en de methode nog niet precies genoeg toepassen. Zo stond op veel to-do post-its geen actie maar een onderwerp, wat tot interpretatieproblemen leidde: betekent ‘beroepstaken’ dat iemand die moet gaan bedenken of dat die uit bestaande documenten gehaald moeten worden?

Volgende week gaan we de resultaten van vandaag uitwisselen en de volgende sprint inrichten. Dan is de eerste cirkel rond.