Scrummend naar een deeltijdcurriculum 12: afronding en terugblik

Release sprint 5
Sprint 5 zit er op. In de Release laten we opdrachtgevers en toekomstige leercoaches zien wat we de afgelopen sprint gedaan hebben: de module daadwerkelijk ontwikkelen.

De tijdlijn van de module (met dank aan Alexander Dijk) ziet er als volgt uit:

Tijdlijn Blok 1 DT Flex v1.4

Bovenin zijn de onderwerpen, verdeeld over 5 verschillende Eenheden van Leeruitkomsten, te zien, onderin de toetsen en globale toetsmomenten. Om tot die Leeruitkomsten te komen werken studenten aan tal van Leerarrangementen. Een voorbeeld van zo’n Leerarrangement:

la-3-1-oric3abnteren-op-presenteren1

De leerarrangementen (LA’s) geven studenten op elk moment binnen de module mogelijkheid ook onafhankelijk te werken en leren. We gaan werken vanuit een leergemeenschap waar samen met en van elkaar leren op de voorgrond staat, door in de LA’s aan te geven wanneer ze relevant zijn kunnen studenten hun werk perfect plannen én zien waar flexibiliteit zit: in dit voorbeeld bereidt de student zich voor op week 12. Eerder starten dan in week 11 kan echter best (en moeten we nog aanpassen in dit LA zie ik!). De meeste LA’s laten flexibiliteit in start- en eindmoment zien.

Terugblik op het ontwikkelproces
We nemen de tijd om terug te blikken op het afgelopen half jaar. Met het eind in zicht hebben we aanvankelijk last van wat er allemaal nog moet/niet af is.Overzicht scheppen wordt de taak van de middagploeg voor deze dag. Met enige moeite zoomen we uit en komen tot een aantal conclusies rond ons werk van het afgelopen half jaar.

Innovatie
We hebben veel meer gedaan dan (de 1e module van) de propedeuse ontwikkelen. We hebben belangrijke uitgangspunten die voor het complete deeltijdcurriculum gaan gelden geformuleerd en uitgewerkt. Het werken met leercoaches, leeruitkomsten, leerarrangementen, een integrale aanpak binnen de propedeuse-modules en de integratie van praktijkleren in de modules zijn allemaal wezenlijk nieuwe werkwijzen. Veelal werkwijzen waar we al jaren naar verlangden maar die we niet geïntegreerd kregen in het bestaande curriculum. Dat is nu wel gelukt en wordt breed gedragen binnen het hele team. Dit is een innovatieslag waar we echt trots op mogen zijn.

Samenwerking
We hebben gewerkt in een team van twaalf mensen, waarbij zeven collega’s één ochtend in de week ter beschikking hadden en vier werkstudenten en een collega een hele dag. Het werken in zo’n groot team is niet makkelijk. Er moet veel afgestemd worden. De diversiteit aan meningen en invalshoeken is een rijkdom maar ook een valkuil: er ging veel tijd verloren aan afstemmen, overdragen en herhaling van zetten. Ons advies voor vervolgontwikkeling is om een kleiner kernteam te maken dat meer tijd heeft en dat voor input mensen ‘van buiten’ betrekt. Zo kan er efficiënter gewerkt worden zonder dat dat ten koste van diversiteit aan input gaat.

Werkproces
Gaandeweg hebben we steeds beter geleerd van globaal naar gedetailleerd te werken. Waar we bij de start vooral tekst produceerden ontdekten we en leerden we dat het veel beter werkt zaken eerst te visualiseren in tekeningen, schema’s en tabellen om ze vervolgens (eventueel) te vangen in tekst. Ook in de communicatie ‘naar buiten’ werkte dat veel beter.

Student als partner
Onze werkstudenten hebben een wezenlijke bijdrage geleverd door hun frisse én deskundige blik. Zij stelden vragen die collega’s niet meer zien, drongen aan op actie bij stagnatie én verrichtten bergen puzzelwerk in de middagen. Die houden we er dus graag in.

Werkveld als partner
Pas op het laatste moment hebben we ons werk voorgelegd aan onze werkveldadviescommissie. De leden waren enthousiast, maar bij de volgende modules willen we hen, en andere werkveld vertegenwoordigers graag eerder en diepgaander betrekken.

 

Terugblik op het Scrumproces
Vijf maanden geleden ben ik deze blog gestart om zicht te krijgen en bieden op hoe ontwerpen en ontwikkelen via Scrum bevalt. In de afgelopen 11 blogs heb je onze ervaringen, zoals gezien door mijn ‘bril’ kunnen volgen. Voor mij zijn de belangrijkste conclusies rond het werken met Scrum:

Volgens mij heeft het Scrummen ons gebracht:

Overzicht
Scrummen en het werken met Scrumboards heeft geholpen om taken in de volle breedte van het project goed in kaart te brengen, en taken te prioriteren en op te breken in concrete stappen en een zinvolle volgorde. Zeker bij een zo complex project als dit was dat hard nodig.

Beweging
De werkwijze waarbij de Mona Lisa eerst geschetst werd en gaandeweg verder opdoemde verschilde sterk van wat we gewend waren en niet werkte. We waren gewend te denken dat er eerst een visie op van alles moest staan voor we aan de slag konden met het concreet bouwen van onderwijs. Dat leidde tot eindeloze trajecten die vaak verzandden voor de visie er was en dus ver voor er iets concreet kon veranderen. Door nu in korte tijd schetsen van een visie te maken en van daar uit te gaan ontwikkelen voedden visie en uitwerking elkaar en kwamen we ook echt verder.

Vaart
Door te werken in periodes van 4 weken waarna een oplevering aan de opdrachtgevers gepland stond waren er veel deadlines en kwamen er ‘dus’ veel zaken af. Dat werkt denk ik beter dan een alles-of-niets deadline. Ook het ‘timeboxen’ binnen bijeenkomsten waarbij je in weinig tijd iets neer moest zetten werkte versnellend: vaak waren de ‘ietsen’ die opgeleverd werden al prima stukken.

Taakverdeling
Door het opbreken van het werk in  taken konden die ook goed verdeeld worden. Daardoor kunnen teamleden goed op hun kwaliteiten ingezet worden en voorkom je dat iedereen over alles meepraat. We hebben geleerd te vertrouwen op wat anderen zouden gaan opleveren. Dat leidde tot een diversiteit van werkaanpakken die leerzaam was en verschillende werkstijlen mogelijk maakte.

Resultaat
Nog niet alles is af maar we hebben bergen werk verzet en  wezenlijke, innovatieve stappen gezet. We hebben scherp zicht op wat ons nog te doen staat en dat is ook te doen.

Wat nog niet optimaal ging:
Scrumdiscipline
De neiging bestond om een soort van Scrum-light toe te passen. Dat brak wel elke keer dat we het deden op: we verloren het overzicht en moesten de snelle stap vooruit bekopen met twee stappen terug.

Definition of fun
Voor sommige mensen besteedden we te weinig aandacht aan het proces en aan wat er nodig was om met plezier te werken. Soms waren we zo verbeten aan het buffelen of aan het tasten in het duister dat de fun achter de horizon verdween. Drop en koekjes brachten wel verlichting maar af en toe even stil staan bij ‘waar zijn we nou mee bezig’ had vast geholpen. De keren dat we dat wel deden, aan het eind van elke Sprint, leverde het mooie inzichten en rust op.

Scrummasterschap
We hebben die taak, na een paar begeleide sessies in het begin, laten rouleren omdat we er allemaal even weinig verstand van hadden. Dat zorgde er voor dat de verantwoordelijkheid gedeeld werd maar ook dat er weinig expertise op die rol opgebouwd kon worden: elke Scrummaster was een beginner. Met een meer ervaren Scrummaster of meer begeleiding hadden we verder kunnen komen denk ik.

 

To Scrum or not to Scrum

is voor mij geen vraag meer. Bij vergelijkbare projecten zou ik Scrum graag weer inzetten. Het (leren) Scrummen is een pittige klus, zeker als je dat doet terwijl je aan een even pittig project werkt. Scrummen heeft ons echter zó geholpen uit onze vaste patronen te stappen en tot resultaat te komen dat ik de worsteling er graag voor over had.

 

Afscheid
Dit was de laatste blog in deze serie. Ik heb het bloggen als spannend en verrijkend ervaren en wil iedereen die hier of elders meegelezen of gereageerd heeft bedanken voor de betrokkenheid. Als toetje hieronder het dreamteam (exclusief Mariëtte) waarmee ik de Scrumreis het afgelopen half jaar gemaakt hebt. Tot nut toe zorgvuldig uit beeld gehouden maar hier zijn ze dan:

Mechteld, Nynke, Petra, Alexander, Maarten, Marleen, Nico, Maria, Mirjam, Henk en Arenda.

 

20160628_112415

 

 

 

Advertenties

Scrummend naar een deeltijdcurriculum 11: de oplevering van sprint 4

We zijn nu 16 weken onderweg en de eerste module krijgt steeds meer vorm. Vandaag ronden we sprint 4 af met de oplevering van het inhoudelijk ontwerp van de module aan de opdrachtgevers.Van de vorige sprint hebben we geleerd hen de relevante documenten van te voren te mailen zodat ze voorbereid en met vragen naar de bijeenkomst kunnen komen. In plaats van hen te bedelven onder info gaan we dit keer meer vraaggestuurd in gesprek: welke vragen roepen de toegestuurde stukken op en waar zoomen ze graag verder op in. Ze hebben vooral behoefte aan overzicht. Dat kan: de flipovers waar we de module op samengevat hebben hangen aan de muur en daar verhuizen we dan ook naar toe:

Overzicht module 1

We praten hen er door heen en bespreken aandachtspunten zoals ‘hoe gaan we collega’s buiten het ontwerpteam betrekken bij de ontwikkelstap die we in de komende en laatste sprint gaan zetten?’

Na vertrek van de opdrachtgevers starten we met het opstellen van de productbacklog van sprint 5. Het product dat we op dienen te leveren is helder: de ontwikkelde module. Als SCRUMmaster wankel ik: de groep heeft weinig zin in gestructureerd scrummen: ‘laten we eerst een ontwikkelmethode afspreken’, ‘we weten toch wel wat we moeten doen, laten we dat even groepsgewijs inventariseren’. Met enig geweld krijg ik hen nog wel zo ver dat ieder voor zich to-do’s formuleert. Als we die gaan ordenen laat ik de regie los. Daardoor ontstaat er een rommelig scrumboard waar we alleen met de nodige moeite enige orde in aan kunnen brengen, met de opdracht aan de middagploeg om de boel verder te organiseren. Scrummen gaat niet vanzelf…

We kijken terug op sprint 4:
Wat ging er goed:
– in piepkleine groepjes werken,
– er ontstonden verschillende werkwijzen die elkaar aanvulden (zichtbaar in de flipovers hierboven)
– groepjes wisten elkaar goed te vinden en te versterken,
– middagploeg heeft bergen werk verzet, –
– we liggen goed op koers,
– scrummen werkt ALS we dat strak doen, lacherig kijken we terug op het afgelopen uur waarin ik de groep mee moest sleuren, wat niet op de vloeiendste manier tot resultaat leidde.
Wat kan er beter:
– documentbeheer blijft rommelig,
– meer aandacht voor het aanhaken van collega’s buiten deze ploeg is nodig.
Wat nemen we mee:
– in kleine ploegjes blijven werken,
– per persoon goed kijken waar je het meest bij kunt dragen,
– documenten beter beheren,
– meer linken buiten de ontwikkelploeg gaan leggen.

We hebben zowaar nog tijd voor een to-do: het onderbrengen van EvL 5 ‘Professionele identiteit ontwikkelen’ in het ontwerp, parallel aan en geïntegreerd in EvL 1-4.

Nog 4 weken te gaan om tot een inspirerende module te komen, we hebben er vertrouwen in dat we een heel eind gaan komen zodat de leercoaches na de zomer een prachtig avontuur aan kunnen gaan met de startende deeltijders.